不让没有得到许可的人接近圆明园也是这座皇家宫苑必要的安全措施，所有在园里生活的人因而都要受到严密的控制。内务府任命的总管太监，在他园内的办公室里保留一份所有园内人员的个人档案资料，包括每一个在圆明园内生活和工作者的外貌特征，这些措施很明显是要防止陌生人或未经许可的人潜入园内。当来自各省的贡品送至园内的时候，在贡品获得批准通过河道到达指定陈列的地方之前，总管太监的职责是要先对所有贡品做彻底的检查。
在1749年一个平常日子里，乾隆从他的御舟上岸时，巧遇一名司法官员和他的一群亲属在一起，但亲属是不应该在禁地出现的。这个安全疏失被乾隆看到，让维护安全的人员极为难堪。圆明园的行政管理部门就在第二天规定：除了少数极有威望的亲王和大臣可以获准携带两名随从之外，其他人等都不能有这项特权。园方请进来工作的一般百姓，诸如农民、工匠和大夫，都要预先呈报他们的姓名，以便做最细密的检查。这些人进入园内之前，都先要在大门口集合，并接受点名。
内务府于1752年又实行两项特别的措施来加强园内的安全：第一，即使皇帝不在园内，也要定期执行彻底的检查工作；第二，启动一项户口清理计划，以彻查园内未经授权顶替或冒充园户的人。结果，查出的非法居留者，以及那些内务府认为年老、无用、不可靠或狡猾的人，全都被立即驱逐出园。
为了进一步改善园内的安全，所有住在里面的人从1757年开始都必须随身带着标示身份的腰牌，类似今天的身份证。每一个人不管是进入或离开圆明园，都要接受彻底的搜查，这通常由太监来负责。对来客的管制也加紧了，规定任何一个来客都必须要从圆明园的同一个大门进出，尔后来客的行踪可以精确地汇报。严格禁止冒名顶替在园里生活和工作，类似欺诈行为将遭受最严厉的惩罚。
圆明园的行政管理结构看起来就像一个小型社会。尽管在理论上圆明园是用来服侍天子一人，但每天要确保尽可能最好侍候是极为重大的事。圆明园烦琐的社会机能有条不紊地运作，就是靠着扮演不同角色的数千人次。
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罪与罚(1)
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皇家园林最关切的既然是安全问题，所以圆明园里绝不能容忍任何犯罪行为，即使琐碎细微的罪行，也要遭受到严厉的惩罚。内务府指派资深官员组成无定额小组掌握检控和判刑事务。他们希望防止园里发生任何不愉快的事情，但如果有人违反规定或犯了重大过错，他们就会积极而认真地追查案子和施以严厉的惩罚，以维护圆明园的绝对安全。现有的资料显示，在圆明园一百五十年的历史里，不曾发生过像杀人和抢劫那种暴力罪行。
事实上，任何人在园里违反法规，无论是有意或无意，甚至在没有批准之下擅自进出圆明园，也会被视为一种犯罪，必须受到惩罚。
例如在1774年，当一个在长春园的西洋楼工作、名叫二格的满洲男孩正要爬墙外出时，被一名巡逻兵捉到。双方的供词都有记录在案。这名男孩供称：他想要从圆明园逃走，因为他上次外出回来时迟到，受到主管狠毒的笞杖，一再用同样严厉的惩罚来威胁他。长春园的总管太监，也就是监督男孩的主管，发现这名男孩之所以惹了这个麻烦，是因为难以管教和懒惰。最初男孩因为没有得到批准就擅自离开圆明园而破坏法规，被鞭打了三十下；可是，在受罚之后不到两天，他又从圆明园潜逃出去。在他回园之前，他的直属主管陈进忠在所有通往北京的路上找他。这名男孩此次不成功的意图越墙逃跑，显然是因为害怕屡犯而遭到更严厉的惩罚。
这宗逃跑事件的调查，经过负责的官员在内务府结案之后，就奏报给乾隆皇帝。建议的惩罚是根据大清律例，规定攀爬皇城的城墙可定重罪。尽管认识到因迟到而杖打有点武断，但不会因为违规者年纪太轻而给予任何怜悯，皇帝和他的内务府显然拒绝以宽大来换取安全。因此，这名满洲男孩在被流放到千里以外之前，先接受让人吃惊的一百大板重罚。不过，由于他是满族，可以戴两个月的枷锁来替代流放。这个惩罚案最后经皇帝御批后执行。这个案例可以反映出，像潜逃之类是严重的罪行，必须要接受非常严厉的处分。在美丽的圆明园背后，无疑存在酷刑，这都是为了严格执行保安工作而必须付出的人权代价。
许多无心之失，都会受到惩罚。乾隆于1744年，看到太监刘玉坐在栏杆上，认为这是极为无礼的举动，就把他交给其主管，责以四十大板。在同一天，一名太监在当班的时候偷睡，也受到同样的惩罚。苑丞常贵于1770年的夏天，因为“谐奇趣”的喷水池水位比往常低了1.5英寸（约3.8厘米）到2英寸（约5.1厘米）被指责，并要前往内务府就此应答。苑丞明德和庆德于1773年，为大宫门失去零头布和栅栏而负责，由于他们两人在巡查时的大意，而被罚六个月的俸银。在1779年的夏天，好几名苑丞因为池塘里的莲花太少、太稀疏而遭到责罚，他们被指控不适当地培植莲花和浪费公帑等过失，他们每个人都被罚俸三到六个月。福长安和金简这两个在圆明园里工作的内务府大臣于1787年因为在“山高水长”施放烟火期间，点亮灯墩的时间落后预定程序，而遭到严厉的惩戒。而1796这一年，由于年迈的乾隆皇帝不满烟火平淡无奇和没有新花样，责令那些负责采购烟火的官员要归还所有烟火的费用，并被罚停止发放三到十二个月的俸银作为惩罚。
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