再补充一点，最好复印每本书的目录，贴在书本的封面上。如何有效地 活用目录，前面已谈过。但为了缩短查阅时间，就必须要加上这个步骤，只要做好这个步骤，就无需打开每本书，只要书一到手，内容就可立刻得知。 若目录的内容太多，而封面无法容纳时，就减少复印数量，然后删除不必要 的部分。
11.舍弃不要的书，买数本重要的书 正确的读书目的，是如何在短时间内收集到所需的信息，并以能缩短查阅时间为重点。那些处理方法，前面已提过。当买到不需要的书，该怎么办 呢？选择书的当时，如果没买到不需要的书那是最好不过了，但有时即使经过选择后，还是会买回并非自己所想要的书，如遇此种qíng况，就应立即放弃 阅读。
再者，同一本书买好几本，也许会觉得太làng费，但是，使用频繁的书， 最好能拥有两～三本。如法律书籍、辞海，以及英文大辞典等书籍，就分为家庭用的和工作上用的，且最少都有两本。另配合需要，即使是处于移动状 态下，对想浏览的书，也都会准备一本实用型版本，以便需要时，可当场参阅。因为有时等到回家后想到要确认某事，但身边却没有可供参考的书籍， 如此只好留待明天到办公室再查阅，这样就会造成时间上的延误。
使用频率高的书，即使多买数本也不算làng费；而不必要的书就需毫不犹 豫地丢弃。对商人而言，活用信息的目标，最重要的是节省时间。总之，无论多少金钱负担，都可从有效的使用方法中有所收获。
缩短查阅时间的信息整理术1.缩短查阅时间是活用信息的基础 查阅时间，原本是电脑用语，是指达到所找的记忆体中的时段。故查阅时间，也就是好不容易才达到其目的地所需的时间。 因此，并不限于电脑上的使用。一般而言，只要获得必要信息所需的时间，也称为查阅时间。这类时间虽然是必须花费的，但收集信息最重要的并 不是信息本身，而是能使所得的信息，成为对商务有实际效用的信息。
查阅时间是指单纯的作业时间，而信息活用则可算是脑力运动。单纯的 作业，几乎是没有附加值可言，但脑力运动需使用脑力，所以其附加价值就相对地增大。缩短单纯作业的时间，减少对脑力开发所花费的时间和jīng力， 即可提高工作本身的价值。
某人工作是律师及会计师，这是一种劳心的职业。但是，实际上，此行 业以手来作业的单纯工作也很多。
故若能缩短查阅时间，对工作效率而言，当然是提高许多，这也就是活用信息的意思。
2.整理信息尽量单纯化 信息整理的基本要素，就是确定自己的目的。例如，图书馆中书的分类，是以各种不同的人都能使用为前提。但是，自己的书架，因为是自己所要使 用的，所以即使不美观，但以自己使用方便为第一优先考虑条件。
因此，最好将百科辞典，放在后下方。百科辞典的截口处，则以绿色圆 珠笔划上对角线，再以蓝色圆珠笔分配刻度，这是为了能立刻找到所需页数， 而自制的索引。
因此，配合目的，并方便使用的来收集、整理信息才是最重要的。 基本方针，应着重在信息的收集、整理并使其单纯化。虽说是收集，但只是撕下报纸而非剪下报纸。当收集信息时，无须考虑如何整理等等的细节，而应考虑必要信息如何立刻到手，这是首要目的，因此必须有目的地整理。 所以，耗费太多时间来做整理，是本末倒置的作法。
因为须先做好信息整理工作，因此，必须花费某种程度的时间来整理，但这并非表明从一开始，就想取得完美无缺的信息，而是为了配合自己的需 求，尽可能地在短时间内进行有效率的收集。根据人们多年经验的证明，目前所采用的方法是绝对可行的。且目前的方法，也不是可能取得完整无缺的 信息。
3.以手册化来提高整理效率 如果有必要，请聘请秘书。
不只是信息整理，秘书要做的工作有很多，从电话的应酬、访问的应酬， 及运用文书处理机来记录等。若从接听电话到文具购买、复印方式、文件夹的装订，地址、目录和名片等的处理，每项工作都必须由你亲自动手，光是 这些工作，就可能耗费相当多的jīng力及时间。
因此，为了避免这种无谓的làng费，请制定一本“秘书手册”。其中归纳 出秘书的各类工作，以及应如何做。制定好此手册，对你来说，可省去教授上的麻烦和时间，此外对秘书而言，也能缩短向你询问工作方法的时间。
手册并非一开始就记载得非常完整，开始只须记载大致的工作和目前的 工作，而且每逢手册中未记载的失误时，再予以补充、附加应如何处理的内 容。
此“秘书手册”还包含了信息整理的内容。 例如，“报纸的复印法和装订法”以下则举出其程序及内容。
（1）新闻的选择 特定的新闻，若只看其复印本就能了解的话，则只需要填写其日期；若无法从复印本上来了解，就将其分为会计师、律师、翻译及其他等四大项目， 然后再加以细分。
（2）填写日期（3）剪报 秘书的工作就是用剪刀剪下所需的部分。
（4）复印的大小 大小以 B5 的纸为基准。
（5）复印的浓度 复印报纸时，浓度一大，就变得太黑，因此稍淡就可以了。
（6）穿孔（7）核对 有关复印穿孔后的资料，是否清楚，以及复印的状况是否得当，都jiāo由秘书确认。
（8）放进办公桌内的文件盒 核对后，若判断资料处理得当，就以别针将副本和正本固定，放入 主管的文件盒中。副本经主管核对，若有不当的部分，则按主管指示修改，然后 按前述做同样的处理。
（9）装订入文件夹中 副本经过主管核对的部分，按照第一项“新闻的选择”所列的项目，装订到暂时分类用的文件夹中。无法判别该区分到哪一项，也就是区分不明确， 或不属任何一项时，则装订在“未分类”的文件夹中。
秘书所做的分类工作，应定期核对其分类是否适当，纠正其不适当的分 类，且使其归位于适当的文件夹中，并将暂时分类用的文件资料，归入正规 的文件夹中。
（10）处理剪剩下来的部分 剪下认为必要的新闻后，所残留的碎纸屑，应放入纸袋中，然后jiāo给主管核对，核对是否有需要的新闻被剪掉。 以上是信息整理的一本手册。通常当秘书资料处理完后，重点部分，应再核对一次。
4.文件夹的规格要统一管理者办公室内，所用的文件夹一般都统一用 B5 的规格。统一用 B5 的最 大理由，是因为工作上的文件规格，与官方或其他行政单位，都是以法院地规格为主，所做的文件和提出的文件，也大都是 B5 的规格。
另还有一个理由是，从复印机的功能来看，使用 B5 开数的纸，较为方便。 若是 B5 尚有加倍开数的 B4，这开数大部分的复印机都能复印，但 A4开的倍 数是 A3，除非是大型的复印机，不然无法复印。并且，最近传真机愈来愈普 及，而其大部分的规格都是 B4 的，下一位机种才是A4.一般事务所备的都是 B4 的机种，所以，无论 B4 或 B5 在收发信上都比较方便。
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