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经营管理方略_[美]戴尔·卡耐基【完结】(53)

  以上各事项对报告书也有很大的助益。若在报告书上指出预想基准有何 不合,且很详细地说明理由,要求上级协助矫正,则上级管理者必须同部下通力合作,鼓励下层管理者检讨问题所在,并提出具体的建言。

  以基准及业绩做比较的调整,应该尽可能以调至接近业绩为主。矫正措 施是负责部门的直接责任之管理者应该尽可能去做的事(仅劝告也要做)。

  若有更高的决定者时,应尽速把消息传给上级。尽早下决定对策,是经营管 理者所需具备的基本条件。

  矫正措施及实施与其对全体的问题加以关注,不如从基准上的差异去关注,这是管理者 所使用的例外原则。管理者应尽速调查出差异的理由,以找出适当的对策。

  此时,将计划本身及实行时有何不顺,都提出来检讨是很好的。例如, 有一著名的男xing化妆用品制造业,想销售新开发的刮胡剂。为配合圣诞季节而订立生产计划,在最初传来的报告信息是,销售量比原本预定的销量少多 了。其原因是在销售方面努力不够?或是流通量不够?或是产品本身出问题呢?调查的结果是当初订计划时,是以畅销品而订的基准。 矫正措施应该由对实际业绩拥有管理实权的主管实施,而重要职员则必须给予必要的支持。没有这层支持,下层主管在实施矫正措施时,就很难进 行一些必要的变更。

  矫正缺点最好的方法是委以个人责任。让预期成果的达到成为某一特定 主管的责任,是达到成果的一种有效手段。要获得良好成果,与其qiáng调过失的处分,倒不如qiáng调表现良好的报酬和表彰来得好。只是诃责经常比褒扬更 易于与责任结合。

  矫正措施的目标,应放置在预期的成果上,并依据成果达到的程度来判 定成功与否。

  修正估计错误的最后阶段,除了企求症候的缓和外,更要想出针对问题 的解决方策。实施矫正措施后,必须尽早打通各管道,根据预期成果来评论获得结果的新资料价值,不能等到下一次报告才进行。未能达到预期成果之 时,一个有能力的主管一定会重新加以更正,直 至找到满意的解决方法为止。

  预算,统制上的重要技巧主管在统制上经常使用的一个技巧就是预算。在有关预算的单元中,已 对预算的编列方法做过分析。预算的用途这一是计划xing——也就是列出每一则活动的目标,并订以一定期限。如此在统制上运用预算目标,可以达到掩 护效果。

  预算统制,是指找出可将其成果与预算资料做比较的过程而言。其意义 是:预算具有控制系统中“基准”的作用。

  实际的业绩定期作为基准的预算而审查之,就与预算脱节的事项加以分 析。将结果与各部门主管共同审查,运用各qíng报找出问题症结,是担当预算重任,合力编列预算的主管之责任。

  这与前面之叙述中所使用的报告书一样,但不以各种形式来表示目标, 只用预算的方式来表示。

  要顺利进行预算统制,负责的主管应利用易于获得平时qíng报的组织xing报 告体系。报告定期进行,在许可的范围内经常提出。若能在报告中列入前期目标与现今特定目标的比较,则会非常有效果。 预算可以由各部门个别编订,也可以整体组织xing地编订。另外,可以补足如贩卖部或制造部等单一部门之不足,也可补足公司全体收支的不足。 主管依据预算统制可以俯视全体,并对组织有概括xing的认识。由于具有可以对整个工作加以正确体认的效果,主管可以由经管的一角延伸到其他各 角,并晓得如何与各角取得联系。

  统制上运用预算的好处,在于可根据特别的支出,集中焦点,以了解金 钱使用的途径。亦即何种支出额过高,又何种支出额过低。预算因目标量化而成立,使主管更易于了解预期的成果。此好更可因预算而使结构上的缺陷、 管理者之无效率、计划上之失败等组织上的弱点,一一显现。

  但反过来说,预算也有qiáng调简单的因素——确定因素——而未顾及不确 定问题的倾向,此点就统制手段而言,有其危机。例如,顾客服务的费用可以在预算中显现出来,却无法将服务的品质列入预算。

  还有一项危机,就是把预算的焦点放在错误的基本问题症候上,一味跟 着数字走,结果却忽视了数字背后的东西。广告费与销售量的比率一旦超过预算,往往在调查广告实际状况时,就确认问题出自费用超出,而在广告的 内容或设计决定之前,就一味削减了广告费用。

  公司施行没有意义、徒具形式的预算统制,也是一种危机。根据形式, 预算编列机械化地进行,就经营改善而言,绝非认真的考量。如前所述,预算若只是形同废纸,不但不能收到统制效应,反而阻碍了统制,变得毫无价 值。

  无论多小的公司,就统制手段之计划xing而言,运用预算是有益的。站在 某一定点上审查预定的事务,并比较预定与实际所发生的qíng形,是所有阶层的主管之责任。预算并不是图表上一些没有意义的数字,它是有生命、有活 力的工具,也是经营上求取平衡,提高收益不可或缺的一种手段。

  统制系统是机械怪物吗? 经营者不得不经常留意部下对于管理者行动之反应,因为对统制非常敏感,接受统制的部下,往往会产生过于qiáng烈的反应。 统制如yù达到效果,则关系者的态度非改变不可。统制之唯一目的,是使“不可能”达到的目标,成为“可能”。总之,使不热衷于达到目标的从 业人员(不是管理者的一般从业人员)之态度改善,并使他完成任务。

  从业员之反应为影响统制的主要因素。譬如,在公司里表现出自己对工 作的喜恶感受,特别是对直属上司的“感觉”,参加经营的程度等等。

  对人类而言,统制是不很令人喜欢的。听到限制自己行动的措施,任谁 都觉得讨厌。这样的措施会产生规律化,在组织中左右自己的将来,更恐怖的是改变自己前进的方向。

  大多数的人对“统制”含有否定的意味。受统制的部下觉得,与其说是 管理者对部下的帮助,不如说是管理者的高压专制行动。而为统制所使用的记录,与其说是激发动力的手段,不如说是斥责不履行职务的方式。

  关于统制系统,常被抱怨为机械化的统制。他们觉得统制系统像是监视 工作的机械怪物。无论什么过失都被报告,而这报告书是负面的证据,从限定的规范中脱离,被送到双眼布满血丝之上司处。

  业绩的基准,若以一个不了解部下直接问题的管理者来设定,必定不明 确及不公正。部下不懂此统制系统,且不认为这种手段对成功会有什么帮助。

  部下为什么会反抗统制呢?且让我们来探讨各种理由。

  不能认同目标管理者共同的任务,是找出任职的部下们为什么对达到他们的目标不感 兴趣。他们或许不认同目标的真正价值,或者不认为非尽力不可。

  芭芭拉。格林丝是“甜蜜十六”化妆品公司亚特兰大的营业所长。她接 获来自纽约上司的备忘录,将销售目标从百货公司改为以杂货店为中心。她花费一番心血和百货公司建立关系,而且是从头开始。现在以她经手的一贯 商品之贩卖路线而言,她不能同意经营杂货店商品会较畅销的判断。公司的这个决定对她而言是反复无常、不合理、且本质上是不公平的。


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