信息整理的重要目的1.整理的目的在于缩短“检索时间” 若你进入新闻大楼的政治部门或社会部门办公室，可以看到记者先生的办公桌上简直乱得惊人！在狭窄的桌面上摆着成堆的备忘录、稿纸和资料等，十分凌乱，几乎连工作的空间也没有了！可是再仔细一看，似乎杂乱不堪的 办公桌上，其实是很有条理的，当他们需要什么时，即使闭上眼睛也能拿到。
说实在的，管理者书桌的凌乱程度并不亚于记者，有个别管理者从中学 到现在一直都是如此，可以说是历史悠久了。但是，尽管看起来杂乱，他们却很容易找到自己想要的资料。这可以说是“乱中有序”吧！ 一定有很多人认为：将书桌整理得愈整齐，愈能提高工作效率。“井然有序”，表面上看起来似乎是正确的，但却容易发生“整理手册”中所描述 的“只重表面不重实用”的危险qíng况。那么究竟如何整理呢？
简单地说，“整理”是以缩短“检索时间”为宗旨，以提高效率为目的。
“检索时间”是什么意思呢？其实它原来是电脑的专用名词，指：从查询、 搜索直到获得资料的整个过程中所花费的时间。比如当你在写稿时，遇到不会写的字时，从离开书桌拿字典、到翻开字典找到你要找的词汇，其间所花费的时间，便可用“检索时间”来称呼。如果仅仅为了书架外观的整洁漂亮， 而在整理时，以书的大小来分类，外表上看起来也许很美观，可是当你想要找到所需要的资料时，却要颇费一番周折。反之，不以大小为分类标准，而 以种类来编排的书架，虽然外表看起来凹凸不平，十分凌乱；但以“检索目的”的观点来看，却能发挥书架的真正效用，达到事半功倍的效果。
有人说过“治理整顿”这句话，意思就是要将东西整齐化。其实，“治 理”和“整顿”真正的意思，应该不一样。“整顿”犹如前述的书架，只重外观整齐而不重实用；而“治理”，却是不拘泥于书的格式、大小、厚薄等， 而以内容为重点，所以能够节省时间，并迅速获得资料。yù提高效率的人，治理的第一步，应以缩短检索时间为当务之急。
2.信息整理要以“个人需求”为中心 为“个人”而作的信息整理，不必考虑他人的立场，只要自己方便使用，不管别人的看法如何，这样就是最好的整理方法。例如：百科全书的封面， 原本是为了美观和收藏而设计的，如果你把它全部去掉，做为自己的枕头，而且将整套书放在容易看见的地方，甚至在书架上划上每一本书的固定位 置，这是很好的做法。当然，在客厅的书架或壁炉上放套百科全书，是再好不过的装饰品了。实在不该这样地对待百科全书，但是，如果站在百科全书 的本意上，你的作法才真的是“物尽其用”。毕竟，需要百科全书时，总能以最短的时间取得想要的资料。
在信息整理上，一旦顾虑太多，就无法发挥功效。在整理时，必须以“自 我需求”为原则，并且以缩短检索时间为目的，如此才能设计出一套适合自己的整理方法。但是，费心所设计出的整理方法，即使未参杂其它的因素， 实行后，却发现所需的检索时间要比整理前更长。因此，这一套整理方法就要重新再研究了。
3.信息整理以迅速为收集原则 最近，在较具规模的百货公司或文具店里，可以看见一些资料整理用品的陈设专柜。实际上，那儿只是摆了一些琳琅满目的“道具”。另外，许多 商业杂志中也设立了以“介绍资料整理用品”为主题的专栏。商业界很多人喜欢在办公桌或抽屉内摆上一堆“整理专用品”，已经成为一种流行风cháo。 这并不是要诽谤这些商品，而是很值得怀疑，它们真能适合每个人的需要吗？
如果你过分依赖这些“道具”，并一味以它的用途来整理，而不根据个人需 求来利用，整理效率就一定会大打折扣。例如：在剪报时，很多人都会先用圆珠笔将想要收集的资料划上记号，然后再用剪刀裁下来。不论在公司或家 里，只要用具齐全，进行剪报工作十分方便。如果有一天你在车上看到报纸上有一篇合乎需要的资料时，又该怎么办呢？那时手边什么用具也没有，只 好暂时放弃了；如果你整天都在外面约见客户，等回到公司或家里时，对那篇重要的报道，大概也忘得一gān二净了。这种qíng形屡见不鲜，令人烦恼。
西方有句谚语：“幸运女神只有刘海”，是指当幸运女神与你相遇时， 若不赶快捉住那撮幸运的刘海，等到她与你擦肩而过后，后悔就来不及了，这是警惕世人要把握稍纵即逝的“时机”。整理信息也是如此，若过分依赖 麦克笔、剪刀、美工刀、尺子等工具，而错失收集重要报道的机会，就如同与女神相遇却不能及时抓住她的刘海一般。离你而去的女神，是不会再次对 你挥手的。由此可知，看到对于自己有价值的信息时，就像看到女神的幸运刘海一般，立刻捉住不放。所以，无论身在何处，只要看到所需的信息，就应该“刷”地一声，尽快地把它撕下来。这里所指的整理方法，目的是希望 读者不要过分依赖“道具”，能加以利用“撕”这一独门绝招，即以简单、快速的方法来完成资料的收集。
4.开始收集信息时，不要希望有“完美品”的出现“撕”这一绝招，能使资料尽快到手，且无须借助其它用具。这与信息 整理有个共同点：节省时间。许多人在整理信息时，都是 3 分钟热度，过没多久就把它一脚踢开。这些人常说：“收集信息最主要的是‘知道’就行了， 收集后还要再整理，太麻烦了？？”，这些人认为信息整理只要做就可以了，无须仔细过滤，以致于开始做没多久，就有挫折感了。
对于这类人，现奉送他们一句：“信息整理力求简化”。这才是最好的 方法。剪报时，看到认为需要的部分，就立刻撕下来，然后把剪报贴在活页纸上，等累积到某种程度后，再考虑重新分类整理。刚开始，应先考虑“什 么样的信息比较适合自己？”等因素，然后订出收集的标准，还要腾出宝贵的时间去完成它。可是，如果最后发现离“完美品”还有一大段距离时，就 会十分泄气。
奉劝各位管理者，先经过一段时间的收集，再整理这些信息，千万不要 以为“这是完美的信息”。毕竟，在信息整理中，“完美”是无法达到的境界。事实上，如果有“为了获得周详的信息整理而投入过多的时间的人，简 直是傻瓜”的认同心理，再做信息整理时，大多能得心应手，事半功倍。而且熟能生巧，渐渐地也更能有效率地整理信息了。不断地改进之后，必能设 计出最佳的整理方法，在不同qíng况下加以应用，发挥它的功效。例如，为了能高效地整理繁杂业务，你绞尽脑汁，设计出一位得力助手——“信息检索 秘书”，它使你在工作时能迅速获得你所需要的信息。
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