5.工作信息检索化的方法当你 26 岁时即成立一家公司，独当一面。在此之前也许你常想：如果自 己是老板，该如何管理员工呢？跟当时的生意人比起来，你的确花了很多时间在研究如何有效管理员工上。你将每一位职员的工作范围划分清楚，使其 各司其职，这样才能确实督察每个人的工作成效。依据工作内容而整理设计出的“信息检索秘书”，是一种“完成中”的信息大全，内容包括电话处理、 文具采购、客户资料整理、职员出差程序等，分门别类之后，便可以迅速地完成工作的每一步骤，而达到“缩短检索时间”的目的。
开始设计“信息检索秘书”时，千万不要存有“大功告成”的想法，因 为在制作时必定会出现一些问题。为了解决这些问题，使其尽善尽美，只有一边实行、一边改进，才能日益进步。在实际工作中，常会出现突发事件， 而这种qíng况是“信息检索秘书”无法处理的。对于这类事qíng，职员也常产生差错。处理偶发事件的成功与否，如果能在事后加以研讨和改进，必能完善“信息检索秘书”的功能。不断地增加“信息检索秘书”的功能，并视其为 每位职员的责任，虽然汇集而成的实践资料也许并不丰厚，但却是宝贵的经验之谈。如此才能促使公司业务蒸蒸日上。现有的“信息检索秘书”，都以 公司有关业务的处理为范围。但如果懂得其用法，对于处理其它事qíng，必定 是相当实用的。
由于业务繁忙，需要一位秘书分担工作，你才设计出这样一位“信息检 索秘书”，虽然它不是“人”，却和其它公司的秘书一样，具有高度的工作效率。即使再复杂的工作，如果依据“信息检索秘书”的步骤进行，就必定能顺利完成。例如，为了文件的处理或申报，须往返于政府机关。这些文件 都有固定的办理程序和办法，由于漫不经心，以致每次办理时都是迷迷糊糊的，làng费了不少jīng力和时间。如果能把处理这类事qíng的程序纳入信息检索内， 就会发现，办起事来不仅顺利和快速，更能节省许多jīng力和时间。
“如果能事先多了解文件表格的处理步骤，不是很好吗？”、“任何时 间前往市府办事处都可以吗？”、“途中经过哪些地方呢？”诸如此类的办事资料，便可汇集而成“工作信息检索”。起初，“工作信息检索”的资料 一定很少，经过经验的累积，资料才逐渐增加。错误往往也是充实工作信息检索内容的重要来源。这一点和你的“信息检索秘书”完全相同。
6.信息收集以“完成目的”为出发点“信息检索秘书”是根据实际需要设计的。在收集各类信息时，要有严 谨认真的态度。信息收集也要讲求“轻重缓急”，没有完成目的的意识，收集的信息就不具有任何意义。有一位男人，远从长chūn来拜访名作家 K 氏，其 目的是希望 K 氏能对他的资料整理方法给予一些忠告。他带来很多卡片、剪贴本、归档资料等，并把他个人的方法做了详细地说明。从他的说明中，可 以看出他对于自己的整理方法已经很满意，令人感到他根本不需要任何忠 告。K氏听完了他的话后，心想：这项设计成果，一定花费了不少时间。就 问他：“你每天花多少时间整理资料？”他立刻回答：“从早到晚。”接着又说：“由于阅读的范围日益广泛，令自己感兴趣的事物愈来愈多，最后我 实在舍不得减少整理资料的时间，以致于整天都在忙这个！”
也许他认为自己所设计的这套方法仍有缺陷，就来听取 K 氏的忠告。K 氏对他说：“你不妨腾出一个月，停止所有的资料整理，安安静静、仔仔细细地想想，什么才是自己最喜爱的信息，再去实行这套整理法则，你认为如 何？”假如你是 K 氏，对这位长chūn男子，也会做相同的建议。信息是为了使用才收集的；是根据自己所需而做的有关收集工作。例如：假如你担任律师、 会计师，或翻译等职务。你对有关法律、税务及外语方面的信息兴趣必然十分浓厚，也渴望追求新知，以加qiáng这类知识。为了完成“自我需求”的目的，“什么是我需要的”，这正是收集信息的首要工作，即所谓的“目的意识”。 更重要的是，在收集资料时，如果碰到难以割舍的信息，正是“目的意识”
须坚持到底的时刻。如果不能确认信息整理法是“目的意识”的手段，就会 像长chūn男子一样，不知以“目的”为收集标准，竭尽全力整理资料，追求“方法论”；虽然收集到完善的资料，却无法一一派上用场。在浩瀚的知识海洋 里，如果不以自己的需求来收集信息，就会像一艘超载航行的船，船沉人亡是在劫难逃的了。
7.信息收集的标准“宁短毋缺”的收集方法能使你获得一大堆的资料。但是，这是相当不 明智的方法。为什么呢？这种像脱缰的野马似地收集信息，光整理就得花费很长的时间，别说“使用”了。“请勿不停地储存信息，断然决定资料的取 舍，更是一种智慧。”相信很多经验丰富的人都会qiáng调这项原则。取舍的标准是一门大学问。收集信息时，“取舍标准”是一件十分困难的事，往往会 在收集信息时造成心理障碍。所以建议管理者不要实行“取舍标准”，而实行“采用标准”。一般人都有“获得容易丢弃难”的心理障碍，实行“采用 标准”，就更能符合一般人的心理状态。不过，“采用标准”的重点，并非一开始就使用，而是资料收集到某一程度后，再根据“为何这样做”而实行“采用标准”，这时资料收集就具有实用xing了。 信息收集和整理，都以“自我目的”为前提。每隔一段时间，就得做这种“目的意识”的分类，然后再以“采用标准”整理所需的资料，如此绝不 会产生资料取舍的困扰。完成资料的收集，由于取舍标准不一，不能及时利用“采用标准”，这只是具有收集意识，尚称不上有效率地整理资料。
8.资料取舍要速战速决 对于报刊杂志和书籍等资料的采用，必须明确地决定取舍。其原则是：对于报刊杂志，凡与收集目的无关的信息，以及和剪贴分类内容不符合的部 分，都应该断然丢舍，千万不要存有“留着再作打算”的念头，应以“速战速决”的方式做出取舍的决定。即使在慎重考虑下所留存的报刊杂志资料， 很快便会收集成一堆。经过一段时间后，整理资料往往成了很棘手的工作，最后gān脆把辛苦留存的一大堆资料，看也不看地全部丢掉。早知如此，当初 就不要费神收集了，也不用费力丢弃。如果能有此认识，也算是收集资料的 一项重要观念。
如果买一本书，完全是根据需求而选择，买来之后当然不会轻易丢弃。 但是多费神在书上重要的位置上做记号，在需要时便能立刻派上用场。可是，有可能在一本书中只有那么少许的内容是你所需要的，也可能就因这一点点 的需要而买下这本书。但无论购买与否，重要的是把需要的部分保留下来，其它的就可以弃置一旁。
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