为了预防缺失，可以利用周刊杂志的装订方式，使所得资料不致受损或 不能装订。大家都知道，目前的周刊杂志全部采用“长钉横式装订法”，只要翻开杂志至中间部分，这中间部分正好是长钉的折曲位置。当看到周刊杂 志中有重要的报导时，就拔起长钉，如此，杂志立即散开，即可完整地拿到所要的资料，甚至可直接在纸上打dòng，然后入档。
将散开的杂志封面，连同重要资料一起装订入档。在成册的杂志资料中， 可以看到各杂志的出版时间及主要报导标题，这也成为一项重要资料，在查询时很方便。由于加上封面等于多了一层保护，资料就更不易受损了。
除了周刊杂志，像《财富》、《幸福》等综合月刊，或是颇受欢迎的《读 者文摘》、《商业周刊》等都是适合商业人士阅读的专门杂志。这一类杂志若合乎 B5 规格的就可原封不动保存，若非 B5 规格，就一律复印，再打dòng入档。 月刊xing综合杂志中，若一本中只有一小部分资料合乎需求，即使大小不 是B5 规格，也要耐心地按部就班，复印存放。由于这类报导符合需求，所以即使再多，对日后都必有帮助。此外，还要注意只要收集需求的部分，剩余 的部分则一律舍弃，才是整理的方法。
7.从各类书中复印重要信息，收集成适合自己的信息书刊 卡文先生因执笔写书为杂志社撰稿，每个月都须写相当数量的文字。其写作来源，正是每日收集、整理的各类资料，有些从各类成册资料中，挑出 适合执笔的标题，所需要的部分也以复印收集成册，有别于原始的成册资料。
当这本新资料册完成时，卡文先生所要的大概也完成 80%左右了，其余的， 就是所学多少的表现了。
在企业公司中，常常需要提出企划案或报告书，碰上这项任务，不知让 多少人伤透脑筋、绞尽脑汁，想法子好好表现一番。这时候，最大的资料来源，就是日积月累所得的成绩。懂得把握时机，发挥资料的效用，对收集资 料者而言，便算是已拟好 80%的腹稿了。
此时，手边资料便派上用场了，而且由于入档以活页式处理，便可在遇 到适用的资料时立即取出，甚至把不同项目的资料页一起抽出，同时参考，非常理想。这就是资料收集充分活用的方式之一。
当你要写一些法律的评论文章时，该如何使用现有的书籍作参考呢？当 然，不可能将每本法律专业书籍都再阅读一遍，时间有限，那又是如何进行 的呢？
通常，先列举出大纲，再按照所需的相关资料，预先在各书中作记号， 以 A、B、C 的顺序记下，再予以复印，同样地也依序再整理成册。因而在写作时，依照所列的大纲、段落，着手使用资料，再加上自己的专业知识和经 验，就能很迅速且正确地完成写稿工作了。
设计企划案的人，更需参考众多的书籍。若采用这种整理方法，制成一 本自己的资料专册，即使再复杂、棘手的企划案，也能迅速完成。
有效而充实的信息，实在是一位好帮手。
8.收集过期杂志，务必作目录或索引 把杂志能作成资料的部分，以复印或原始资料的方式保留，其余部份大都丢弃。但是，像《法制时报》这类法律专业杂志，对专业人士有着极大的 价值，必须完全收集。
这本《法制时报》，自创刊以来已出刊了一千多期。这么庞大的数量， 绝不可能每本都当座右铭似地充分使用。也因数量过多，利用机会更少，更不可能对哪一期刊载哪一类法律判例完全牢记在心。为了弥补以上缺陷，要 设计“索引号”。
将《法制时报》以一百期作为一册，按照出刊年月份排列，并附上判例 标题，使一百期的重要内容全集中在“索引号”内。当要作判决或执笔写稿时，将索引号取出参考，此时必能立即查到某判例的出处，也可以委托秘书 代为查阅、复印。
对于过期的相关杂志，以这种索引方法处理，可使这些杂志充分被活用。 现今社会中，能收集最新、最实用的信息，是事业成功、工作顺利的条件。至于该订多少份杂志，杂志又要保存多久则须视具体qíng况而定，当然， 应订阅有用的杂志，至于杂志保存，除了像《法律时报》对卡文先生十分重要，而以索引号方式全部收集外，其他杂志，只收集适合的资料加以复印保 存。须记住，务必作成目录或索引再入档，以备日后查阅方便，使其成为一 套活用的资料。
9.成册信息，以颜色区分标题 成册信息的便捷在于资料能自由取用，立即归档，随身携带，极富机动xing。如前所述，常从成册信息中依标题抽取所需要的，或是为了配合工作、 节省时间，而将写时要用到的资料随身携带着。
成册信息除具机动的优点之外，为了使资料更能活用起见，有一点十分 重要，就是以颜色区分种类册别，以利于辨别。也许有人会指出一些收集信息的专家们，都是用单一的颜色作为封套，但这常造成查阅时间的làng费。站 在追求效率第一的原则下，以颜色区分标题，才是正确的。
一般人大多采用布质或塑胶皮两种封套。若用布质为封套，且以不同颜 色区分。这么一来，即使资料册紊乱，只要一看颜色，就可辨知其收集内容。
也许有很多专家会在资料卡上按照种类涂上颜色以区别内容。事实上， 依封套和标题颜色，即可区分。而将内容的用纸按不同颜色划分则似乎太过细密了。除了彩色复印外，复印大都是白纸黑字，所以所收集的内容，还是一律使用白纸较佳。
10.成册资料也须新陈代谢 卡文先生写稿时，手边必有一份资料，这些资料是他按照写稿大意集结成册后，再重新装订的。 遇有更新更好的资料，便将旧的或从不使用的丢弃。如此，一方面增加新信息，一方面丢弃不重要的部分，就完成现存的资料档案了。只要有资料 收集的一天，就有这种资料的新陈代谢出现。写稿时，浮现更好的构思，或发现更有用的资料，便迅速以活页cha卡法将其装入成册封套内。在资料不断 地被活用的同时，其内容也逐渐增加。
如同发育中的小孩子所穿的衣服一样，隔一段时期就不合穿了，所以不 得不添购新装。资料收集也一样。报纸或杂志剪下来的资料，若是原封不动地贴在剪贴簿上，就会停止成长。若以活页cha卡法予以补救，不但可装订成 册，便于取阅，也可配合资料的成长，不断地汰旧换新，促进新陈代谢。
为资料整理增加新血液，使其不断成长，虽常令你伤透脑筋，不断思维 的结果却因此而常有心得，是你在资料整理过程中，更能肯定自我实力的乐 事之一。
11.活页式笔记的内页纸只用单面 一般来说，管理者都是采用活页式的笔记本。因此，目前管理者拥有相当多的笔记本。笔记的使用方法不断改进，最近，管理者的笔记才完全使用 单面记载法。
笔记本纸的两面都可使用，而管理者都只用单面，且留有空白，也许有 人以为那是因为记录不完整的缘故，其实并非如此，更不是因纸张太多而làng费，主要还是为了提高日后的活用价值。
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