最快失去听众的方式是优越感。避免以下这种口气：“你可以看得出来”
（你怎么知道我可以？）及“我知道你会同意”（你凭什么这么确定？）， 或者“应该是很清楚的”（应该如何？？）。
了解你的读者可以帮助你组织题材，并充分被接受。 步骤三：传达决定 1：你非写这份报告不可吗？用口头的方式也许更好。ATI 药剂公司（有 150 个员工，营业额 1400 万美元）废除备忘，只偶尔记下政策和流程的 重点。总裁保罗。史蒂文生说：“每个人都知道该怎么和别人说话。”jiāo谈比文字更有利，可以获得立即的回馈，加qiáng社jiāo接触并节省时间。
1.可以用说的就不要写 为了让思想更有系统，无法完全不用书面的沟通方式。但尽可能与人们jiāo谈，把时间节省下来，处理更复杂的问题。 我们不是在写伟大的小说，不是提供娱乐，而是希望他们做某些行动及决定。前提是他们必须读过我们所写的资料，所以请避免冗长无用的形容词。
2.30 秒内抓住注意力 你必须和忙碌的人们共同争取时间。除非你是董事长或总裁，你可能只有 30 秒钟的时间去吸引读者的兴趣，否则你的资料将被归入“有空再读”的 档案（我们都知道不会有空去读这类的档案）。
我们需要应用广告的技巧——生动的标题、简洁有力的文句。要传达我 们的讯息，必须尽量吸引读者的注意力。
脑力规划帮助我们组织资讯、传达讯息。它厘清焦点，集中成简短、生 动的关键字。以下是几个实用的建议。
善用标题要善用标题，不可糙率。用“获利简报”或“节省 300 万”，何者能吸 引你的注意？
如果你的标题和副标题运用得当，可以将大部分信息传达给读者，包括 最糙率的读者。此外，几乎没有人会读完所有的资料。写报告时，每一段落应加上副标题，再穿cha图表，避免分散主题。
利用图表促销理念1.视觉可以立即沟通 当你想很快说明一个构想或qiáng调一个特别的观点时，照片和图表非常重要。一份有效的图表或照片有立即说明的作用。但有一些注意事项：。图片比表格更具震撼xing……每一份图表或照片只代表一个观点。最好是用几份图表共同说明一个 观点，不要混淆不清……最好加上颜色……图表或照片的位置尽量接近主题。 格式须切合功能你所选用的格式应该切合文件的功能。如果你收到一份备忘记录，可以 只作简短的答复；如果你负责分析一个新市场，就需要作一份正式的报告，包括统计图表及详细的资料。
2.沟通的形式 口头：非正式，非书面xing。 手写：非正式，书面xing。
备忘：需作群体沟通（3 人以上），书面xing。 报告：需作群体沟通，探讨复杂问题需书面辅助文件，亦需以书面作成决定。 备忘录备忘录宜简短（最多一页）；备忘录的表头最好采用以下格式： 日期：收文者： 发文者： 主旨： 执行：作者可于执行栏表达这份备忘录的目的，并使读者了解作者所期待的行 动。如果只是“仅供参考”，则应重新考虑。
避免qiáng调xing别且不失可读xing一份针对 500 所大学的学生（男女各半）所作的最新研究显示，当他们 读到一份以“他”为主词的资料，65％的人认为是男xing。人们开始注意到文章中xing别的不同，所以尽量避免用代表xing别的字眼。也不可使用拙劣的结构， 如“他或她”等，可能破坏文字的流畅，更不易读。
以下是几种避免qiáng调xing别又不失其可读xing的方法：。直接写出人名……使用一般通称：如：经理应该尊重部属的意见……偶尔使用女xing称呼，特别是指一些有权力的人。如：总裁应将她的力 量用在？？……使用比较中xing的字眼。
运用幽默感1.谨慎运用幽默感幽默感亦可用在正式的文件里，但除非你确定不会引起他人的反感，否 则最好不用。如果一个主管或老板写一些幽默的东西给部属，可以令人觉得温暖、幽默。反之，如果部属写给上司，幽默可能会让人有缺乏自信或能力 不足的感觉。
即使你是一个幽默大师，亦该有所节制。人们若只喜欢你的幽默风趣， 就难以与他们严肃地沟通问题。
2.务必注意可读xing 以下是一些可使备忘录或报告更具可读xing的建议：两边留白要宽：短句比长句更容易读。两边留白可让读者容易批注，并 使文件看来更清晰且更专业化。
界定字句：利用粗体字、斜体字或字下线标出重要字句。 数字：采用易读的方式。如：400 万比＄4000000 容易读。
页次：3 页以上的文件应标明页次。讨论一些未标明页次的资料，常会 破坏整体会议。
连字号：增加空白，但影响可读xing。如果可能应尽量避免。使用时不要 影响文字的流畅。
3.修改、编排、再修改 没有一个作者能省略修改的过程。一份未经修改及编排的报告是一种冒险，错误可能发生在最严重的部分。如总裁的名字拼错，或者最重要的栏次 漏标等。重要的文件应请别人看过一遍，jiāo出一份重要的报告前，最好先放几天。（如果你有这种经验，就知道多放几天再修改的好处。）
4.大声读一遍 仔细检查文法及标点，可利用检查错字的系统。大声读一遍，打出拙劣、不友善或刺耳的词句。
5.结尾须加qiáng讯息 文件的结尾可列出重要的附件、全文摘要或如何执行。不要吊读者胃口。
确定你所要求的行动已完全说明清楚。 更完善的计划管理 经营企业像骑脚踏车，不前进就会跌倒。
——约翰。大卫。瑞特（John David Wright） 你的老板要和你讨论超越qiáng生公司的策略。你还没想过这个问题，因为你认为竞争有困难。你走进老板的办公室时，秘书说他正在打电话，可能要等 5 分钟。这时候你会：（1）随手拿起商业周刊来读。
（2）回想有关qiáng生公司的事。
（3）与秘书jiāo谈。
（4）作一份有关qiáng生公司业绩的脑力规划。 每一种选择都有潜在的价值，但是只有一项能让你从容地拟出一份深具挑战xing的计划。如果你的选择是（4），那么财富、升迁、名声与好运都指日 可待。
你可以利用这 5 分钟，作有关qiáng生公司的脑力规划，分析它的各种qíng况： 问题、需求及其他重要的市场因素。等你规划出完整的背景，如何达到业绩的构想便会源源不绝。
5 分钟的作用我们习惯làng费像五分钟这种片段的时间。其实五分钟已经是一般脑力爆 发的时间，你可以用来展开一项计划的纸上作业。也许时间太短无法完成，但好的开始已经是成功的一半。
伍迪。艾伦说：“80％的成功可以预期。”利用脑力规划，可以较轻易 地展开一项计划，并在你产生排斥心理之前就付诸行动。
所谓的排斥是指，因一项计划太困难、费时、费钱、牵涉的层面太广而 裹足不前。
因为“没有足够的时间”而无法进行某项计划，这就是排斥的作用。 有一个老笑话说：如何吃掉整只大象？
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