此外，一些推销员打来的电话，直接由秘书处理掉即可，不必由自己接听。 有时候和比较健谈的客户通电话，在谈完正事之后往往还会聊些家常，如果采用这个方法，就不必担心电话讲太久，而错过其他电话了。也许有人 认为只要通话简短，没有特殊的方法也不会有困扰。但和客户聊聊家常是必须的，如果采用这种方法，不但可以和客户好好聊一聊，也不必担心耽误了其他的事qíng。
把对方来的电话说得详细一点人们最不喜欢打电话的时候，只听到对方一声“喂！”而不报上自己公 司的名称。照理说，接到电话应该说：“○○公司”，或是“○○公司业务部”，让对方确定没有打错电话，如果打错了可以趁早发现，避免làng费时间。 同样的道理，总机或是负责传达的人，如果只说“○○先生来电”，也是不对。应该说“○○公司的○○先生来电”。
像这些电话应对，应该在职员刚进公司时就要训练。譬如把各种现象电 话应对方法编印成册，让新进员工一开始就知道如何应付，等到出了问题才 教他就太晚了。
这本手册里面有各种电话应对的方法，以最令人头痛的推销员电话为 例。一般推销电话无端地占用别人的时间，就某些程度而言，可以算是一种犯罪。不过，一般推销员不会一开始就露出马脚，通常他会说“恭喜您从 10 万人中脱颖而出？？”然后渐渐扯到他所要推销的东西。这时你可以单刀直入地说：“总而言之，就是推销嘛！”不管多么厉害的推销员听到这句话， 也只能回答：“啊！是的。”然后你就赶快加上一句：“不用了，谢谢！”
马上挂断电话，不必为这个làng费时间。
此外，手册里面，对于对方打错电话时的处理，也有详细的说明。许多 人在知道对方打错电话之后，都会不高兴地说：“你打错了”，就挂断电话。
然而，这样应对的话，对方很有可能再打过来。所以，接到别人打错的电话， 一定要问清楚：“请问你打几号？”如果对方号码不对，应该告诉他：“我们这里是○号”，万一号码相同，就应该说：“您打的电话没错，不过，我 们这里是○○公司啊！”如此一来，就可以避免重蹈覆辙再打过来。其实这些都只是一些小技巧，然而稍微留心，就能减少时间的làng费。
做一份“行动记录表” 订定行动记录表比做预定表，更能妥善管理时间。 有很多人常说：“唉！自己想做的事qíng很多，却因为时间关系，没有办法实行！”然而，只要仔细分析一下他所谓的“时间关系”，就知道其实不 是真的没有时间，而是从一开始就认定没有时间，根本没有用心把握。所以，与其订定不知道能否实行的预定表，倒不如做一份行动记录表来得实际一 点。因为根据这份记录表，你可以清楚地知道，自己使用时间的方法到底出 了什么问题。
行动记录表没有必要持续记个一两年。只要好好记一个礼拜，自己的行 动规律自然一清二楚。只要知道这些，以后该怎么做就简单多了。最重要的是，借由客观的数值，改变原以为没有时间的想法。
对于经常以为没有时间的人而言，唯一解决的方法似乎只是缩短睡眠时 间。他们总以为，这件事花多少时间，那件事花多少时间，最后没办法的话，再把睡眠时间缩短就可以了。然而，借由熬夜来缩短时间，jīng神必然恍惚， 从长远的眼光来看，也不是什么解决的办法。所以，如果非缩短睡眠时间不可，与其熬夜倒不如早起。
在一般家庭，都是用收支簿记录金钱开销。其目的应该不只是单纯的记 帐，而是了解收支qíng形，更加合理地使用金钱。至于行动记录表，不是金钱的收支簿，而是时间的收支簿。使用时间和使用金钱的道理都是一样，因为 一样，了解的方式自然也是一样。
这个行动记录如果能以“分”为单位，每分每分地记录，当然是最好。 不过，这样记录可是很吃力的。可以“6 分钟”为单位。为什么以“6 分钟”
为计算单位呢？主要是 6 分钟刚好是 1 小时的十分之一，计算起来比较方便。 如果以 6 分钟为一个刻度，在方格纸上做份记录表，因为一个刻度有 5、6厘米长，必要的话还可以更加细分。对于那些常抱怨时间不够的人，希望千 万能抽时间作份行动记录表。只要下点工夫，想要多少时间都有可能。
三、提高效率，永恒而常新的课题
当今企业不论规模大小，yù在这风险丛生、变幻莫测的经济环境中掌握 经营契机，效率的提高就成为一个永恒而常新的课题。此课题之大涉及企业的战略与方针，之小则牵连员工一举手，一投足。所谓涓涓细流，可以成瀑， 如每一员工心念中常怀“效率”二字，则企业必永立于不败而至巍然。
值得借鉴的“一句话”
写完这份公文就休息一下，办完这件事就去洗个温泉等等，在每个阶段 给自己准备一份达成奖励，是提起gān劲的秘诀。
女友应该是工作、读书时的鼓励，而不是妨碍。 想要避免时间làng费，可以计算一下自己的时间成本。
利用等车时间办事qíng时，使用有开铃装置的手表，就可以不必担心时间，而能专心做事。 想要使会议进行不至于拖拖拉拉，必须事先决定散会时间。 订定开会时间时，如果像“一点五分”之类的加个零头，可以使散漫的人也知道守时。 列张表注明“零碎时间可作之事”，一有空闲，就不至于làng费。 使用马表记录自己行动所需时间，就能发现平常不曾注意而làng费的时间。 与其花一大堆心思作一份工作预定表，倒不如简单地作份工作记录表，较能掌握工作的进度。 可以提醒自己注意目标的标语，如果一成不变，效果就会越来越差。 将该作的事qíng列一张表，完成的话就用红笔划掉，如此一来，除了能掌握进度，还能刺激工作yù望。 遇到问题，不要只在脑中空想，试着把问题写在纸上，往往可以意外发现一些解决的办法。 将常用的文字、数字刻成橡胶章，节省手写所làng费的时间。 将报章杂志的资料，剪下来复印。
复印的资料如果不管原来的纸张大小，一律统一规格，则保管方便，查阅也容易。 不要把复印的资料贴在剪贴簿上，应该用可以抽换的活页式档案夹保管。 复印机最好附有放大缩小及自动送纸的功能。
在工作前，先决定工作优先顺序，就不会把时间làng费在无聊的事qíng上。 决定工作的优先顺序时，不要只着眼于眼前的 100 块钱，应该针对 1 年后的 100 万元来考虑。 工作繁重时，不要每件事qíng都想做，先集中jīng神处理大约占有两成的重要部分再说。 弄清楚自己的作息习惯，如果可以在脑筋最清楚的时候，处理最重要的事qíng，不但做得快，又做得好。 工作想要有效率，就不要搞乱自己的作息习惯。 把握工作的“惯xing定律”，也就是一旦习惯，再麻烦的工作也不觉得苦。
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